Apps gør livet meget lettere. Vi bruger apps i vores personlige liv til ting som betalinger, bookning af fly, rutevejledninger eller en masse andre opgaver, vi kan gøre direkte fra vores mobil.

Men mobile apps er også praktiske at have på arbejdspladsen.

Medarbejderapps er perfekte til intern kommunikation, styring af arbejdsgang og til at give dine medarbejdere selvbetjente HR-værktøjer.

Apps er især nyttige for organisationer med en ‘deskless workforce’ (ekstern arbejdsstyrke) eller i en sitution hvor vi som nu har mange der er tvunget til at arbejde hjemme.

Arbejdsstyrke-apps vokser i popularitet. Faktisk er 87% af virksomheder afhængige af, at medarbejdere har adgang til forretningsapps fra deres smartphones.

Det er ikke alt. Dine medarbejdere vil have mobile apps. 59% af arbejdere siger, at organisationer er for langsomme med at inkorporere apps i deres forretningsmodel. Men 60% af medarbejdere siger, at medarbejderapps direkte forbedrede deres personlige produktivitet.

Så, hvilke apps er de bedste?

Jeg har identificeret de 11 bedste apps, som din virksomhed kan bruge til at administrere sin mobile arbejdsstyrke. Jeg redegør for funktioner, fordele og eventuelle ulemper ved hver enkelt.

Slack

Slack er hurtigt blevet en af verdens mest populære forretningsapps til intern kommunikation. Det er et ‘instant messaging’ værktøj der bruges af store virksomheder, små virksomheder og alt derimellem.

Det bruges af store troværdige navne som Airbnb, TD Ameritrade, Target, Cole Haan, Zendesk, Fox og HubSpot.

Slack har over 12 millioner daglige aktive brugere, i mere end 150 lande. 65 af Fortune 100-virksomhederne bruger Slack.

Uanset om du har eksterne medarbejdere eller feltmedarbejdere, der udfører jobs på stedet, kan de altid være ajourført med deres team. Uanset om de har spørgsmål eller har brug for hjælp i forbindelse med et bestemt job, eller bare ønsker at give en hurtig statusopdatering, leverer Slack beskeder i realtid.

Slack giver dig mulighed for at oprette kommunikationskanaler til forskellige teams. Lad os sige, at du er en freelancer. Du kan oprette en separat kanal til hvert job eller hvert team medlem.

Brug Slack til at kommunikere med freelancere, tredjepartsentreprenører eller endda personale fra andre virksomheder, som du arbejder med.

Denne app har en bred vifte af muligheder og funktioner for ansatte relateret til:

• Fjernarbejde
• Ingeniørarbejde
• Fjernundervisning
• Salg
• Finansielle ydelser
• IT
• Human resources
• Kundeservice
• Projektledelse
• Medier

En anden grund til at Slack rangerer så højt på vores liste, er fordi den kan integreres med 2.000+ andre apps og værktøjer, du muligvis allerede bruger.

Ud over instant messaging, kan du udnytte Slack til lyd- og videoopkald. Lad os sige, at du er ved at foretage en reparation hos en kunde og har en tekniker på stedet. De kan videochatte med nogen på kontoret, hvis de har brug for hjælp eller ønsker at vise dem fremskridt i realtid.

Appen er så populær, at den er blevet et verbum. Vi bruger det her på Stenov Digital. Det er ikke ualmindeligt, at nogen siger noget i retning af “Slack mig senere.”

På trods af alle disse positive ting, har Slack stadig sine begrænsninger. Det er ikke en alt-i-en-løsning til styring af din mobile arbejdsstyrke. Det er blot et effektivt kommunikationsværktøj.

Trello

Trello-appen er et ekstraordinært værktøj til styring af produktivitet på arbejdspladsen. Det er en ideel projektstyringsløsning, til enkeltprojekter eller løbende arbejde, for både små og store teams.

Sådan fungerer det.

Først opretter du et Trello-board. Boardet kan bruges til alt fra styring af din virksomheds blog, til håndtering af workflow-opdateringer fra medarbejdere i marken.

Inden for hvert board kan du oprette en liste. Lister er kolonner, der kan bruges til at definere fremskridt for forskellige opgaver og projekter.

Her er et simpelt eksempel. Kolonner for medarbejdere i marken kan være:

• Skal planlægges
• Planlagt
• På stedet
• Afsluttet

Hver gang du har et nyt projekt, skal du blot oprette et “kort” og placere det kort i den respektive kolonne. Du kan oprette underopgaver på dette kort, f.eks. “Ringet til klient” eller “Efterladt en besked.” Kort kan have forfaldsdatoer og tildeles specifikke personer i dit team.

Lad os fortsætte med at bruge eksemplet ovenfor. Hvis du er ved at planlægge et nyt job til en medarbejder i marken, kan du placere kortet i listen “Planlagt” og tildele det til den udpegede medarbejder.

Kortet kan indeholde detaljer om jobbet, herunder adresse, kundenavn og alt andet, der skal gøres.

Når denne medarbejder ankommer til jobbet, kan de blot flytte kortet til “På stedet” for at holde hele holdet opdateret. De kan tage notater på kortet, uploade dokumenter, billeder og komplette underopgaver som “angivet estimat” eller “fiksede ødelagt vask” (eller hvad du nu har gang i derude).

Trello er en ideel løsning hvis din mobile arbejdsstyrke har brug for en app til projektstyring. Du kan nemt blive en del af de millioner af brugere, der allerede bruger dette værktøj.

Det er værd at bemærke, at Trello ikke er perfekt. Selvom du kan mærke teammedlemmer og tilføje kommentarer til kort, tilbyder det ikke rigtig kommunikation i realtid, instant messaging eller lyd- og videoopkald.

Som de fleste andre apps på vores liste, er den blot beregnet til ét specifikt formål. I dette tilfælde er formålet projektstyring.

allGeo

allGeo, også kaldet myGeoTracking, er en løsning der er specielt designet til medarbejdere i marken. Platformen tilbyder flere forskellige mobile medarbejderapps, med forskellige funktioner.

• Feltservice Synlighed — Overvåg tid og placering på jobbet.
• Feltservice Tidsplan — GPS tid- og tilstedeværelsessystem.
• Feltservice Sikkerhed — Overvåg medarbejdernes sikkerhed på stedet.
• Feltservice Inspektion — Indsaml data med formularer og checklister.
• Feltservice Afsending — Underretninger og meddelelser i realtid.
• Feltservice Distance — GPS distancetracking og realtidsplacering.
• Feltservice EVV — Geofence-baseret tracking for overholdelse.
• Feltservice Belastning — Automatiske statusopdateringer inklusive ETA’er

Som du kan se, har allGeo en felttjeneste-app til næsten ethvert mobilt medarbejderadministrationsværktøj, du kan komme i tanke om. Desværre har ingen af disse interne kommunikationsfunktioner.

Det har en vis HR-funktionalitet. De forskellige apps kan integreres med lønningsværktøjer som QuickBooks og Paychex. Men det er rimelig begrænset i forhold til hvad du kan opnå med dette.

En anden ulempe ved allGeo er det faktum, at alle disse apps er adskilt fra hinanden. Så hvis du vil have flere funktioner, skal du bruge mere end en app. Det kan hurtigt blive rodet og forvirrende.

allGeo har en tilpasset appløsning til disse formål. Men samlet set fungerer de enkelte apps bedre på egen hånd.

Når alt dette er sagt, er disse stadig fantastiske mobile medarbejderapps til medarbejdere i marken, hvis du kun har brug for én af de administrationsfunktioner, der er anført ovenfor.

GoToMeeting

GoToMeeting er en anden mobil medarbejderapp med et specifikt fokuspunkt. Som navnet antyder, bruges denne app til at afholde virtuelle møder.

Appen har funktioner til både lyd- og videomøder, der kan styres fra smartphones og tablets. Det er en fremragende måde for eksterne medarbejdere eller medarbejdere, der arbejder på forskellige jobsteder, at kommunikere i realtid.

Med en mobil arbejdsstyrke mister du muligheden for at afholde ‘konferencemøder’ på kontoret. GoToMeeting gør det muligt for dig at afholde virtuelle konferencer.

GoToMeetings bedste funktioner inkluderer:

• Ingen tidsbegrænsninger på møder
• Forretningsmeddelelser
• Personlige mødelokaler
• Kalenderintegrationer
• Op til 250 deltagere
• Ubegrænset cloud-optagelse
• Mødetranskriptioner
• Diagnostiske rapporter
• Administrationscenter

Du kan også få adgang til GoToMeeting fra din computer, hvilket er meget nyttigt. Lad os f.eks. sige, at du er på kontoret, men vil give en præsentation til alle dine eksterne medarbejdere. Du kan præsentere fra din computer, mens du giver din mobile arbejdsstyrke muligheden for at deltage fra deres smartphones og tablets.

GoToMeeting har også en beskedfunktion. Men den kan på ingen måde måle sig med løsninger som Slack, som jeg var omkring tidligere.

Jeg kan godt lide det faktum, at GoToMeeting nemt kan integreres med Office 365. Det er en dejlig bonus for dem af jer, der allerede bruger dette værktøj til planlægning og organisering.

Som med de fleste af de andre apps på vores liste, har GoToMeeting sin andel af begrænsninger og problemer. Det er kun en app til lyd- og videomøder eller konferencer. Den kan ikke integreres med dit lønsystem eller give dine medarbejdere adgang til timesedler, håndbøger, fordele eller noget lignende.

Kronos

Kronos er en alt-i-en-løsning til styring af din mobile arbejdsstyrke.

Virksomheden blev oprindeligt grundlagt for 40+ år siden i 1977. På det tidspunkt specialiserede de sig i tidsstyring ved at revolutionere medarbejderes tidsur. I årenes løb har Kronos været i stand til at tilpasse sig tiden og modernisere sit brand med apps og andre arbejdsstyringsstyringsværktøjer.

Kronos har løsninger til en lang række forretningsbehov, herunder:

• Tid og deltagelse
• Medarbejderplanlægning
• Arbejdsaktiviteter og analyse
• Fordelsadministration
• Erhvervelse og onboarding
• Talentstyring
• Lønning
• Human resources

Virksomheden har mobile medarbejderapps og løsninger til virksomheder på tværs af flere brancher. Kronos har værktøjer til sundhedsvæsen, detailhandel, bankvirksomheder, videregående uddannelse, regering, produktion og mere.

Kronos tilbyder produktsuiter, der omfatter flere forskellige styringsværktøjer, i enkeltløsninger.

Mens Kronos utvivlsomt er førende inden for styring af arbejdsstyrke, er selve appen ikke den mest brugervenlige. Baseret på brugeranmeldelser og vurderinger er der masser af ydelsesproblemer. Kronos-appen har blot en 1.6/5 vurdering i Apple App Store. Bedømmelsen 3,2/5 i Google Play Store er lidt bedre, men stadig ikke på det niveau, vi gerne vil se.

BambooHR

Som navnet tydeligt antyder, er BambooHR en human ressource-løsning.

Denne mobile medarbejderapp er en moderne måde at styre din mobile arbejdsstyrke på. Den giver dit personale muligheden for at kontrollere og få adgang til vigtige HR-ressourcer overalt. Fra at anmode om orlov, til at finde en kollegas kontaktoplysninger. BambooHR har det hele.

En af de bedste funktioner i appen er kalenderen. Den giver ledelse og medarbejdere klar adgang til hvem der arbejder hver dag, hvem der er på ferie, og hvem der har ferie i den nære fremtid.

Alle har adgang til telefonnumre, e-mailadresser og andre vigtige kontaktoplysninger for deres kolleger. Dette gør det nemt for dit personale at holde kontakten.

Andre fede funktioner inkluderer:

• Værktøjer til tidsstyring og lønning
• PTO-styring
• Ansættelse og onboarding
• Offboarding
• Medarbejderregistre
• Workflow og godkendelser
• Rapportering og analyse

BambooHR er bestemt en af de bedste mobile medarbejderapps til HR-ledelse, på markedet i dag. Den tilbyder selvbetjeningsværktøjer til medarbejdere, samt ledelses- og vejlederfordele.

Generelt set er appen virkelig nem at bruge og integrere med enhver virksomhed. I modsætning til andre apps på vores liste, kan alle disse funktioner administreres i én enkelt løsning.

Når det er sagt, kommer ikke alle funktioner som standard med BambooHR-appen. Tidsstyring, lønning, ydelsesstyring og andre avancerede funktioner skal tilføjes separat.

Derudover har BambooHR ingen funktioner ud over HR-funktionalitet. Den er ikke lavet til intern kommunikation, opgavestyring eller andet, der falder uden for human resources.

Google Drev

Google Drev er noget, som de fleste af jer sandsynligvis er bekendt med. Mange af os (inklusive mig selv) bruger Google Drev i vores personlige liv, til lagring af filer i skyen.

Men dette er også en fremragende løsning til at administrere filer på arbejdet.

Da google drev er en cloud-baseret løsning, har du adgang til den hvor som helst. Fra dokumenter til regneark og billeder, kan hele teamet samarbejde om filer med denne app.

Selvom Google Drevs funktioner ikke nødvendigvis er rettet specifikt mod virksomheder, kan du nemt finde måder at få appen til at fungere efter dine behov.

Her er et eksempel. Lad os sige, at du har medarbejdere i felten, der skal tage billeder mens de er der. Dit personale kan nemt tage billeder ved hjælp af kameraet på deres smartphone og derefter uploade disse billeder til en mappe i Google Drev, direkte fra appen.

Du kan konfigurere mapper til hvert projekt, klient eller organisere dine filer på den måde, du finder det passende.

Når en fil er blevet uploadet til drevet, kan enhver med adgang se den. Så en anden medarbejder tilbage på kontoret kan se eventuelle uploads, i realtid, fra deres smartphone eller computer.

Konfigurer Google Sheets til at administrere workflow-opgaver på et regneark. Eller brug Google Docs til at give din mobile arbejdsstyrke vigtige oplysninger om klienter, job eller træningsmateriale.

Hvis du har et lille team og har brug for en enkel løsning til fillagring og kommunikation via mobile medarbejderapps, er Google Drev en gratis og enkel løsning. Du skal blot være lidt kreativ med hvordan du holder det organiseret.

Asana

Asana-appen ligner Trello, som vi talte om tidligere, en hel del. Det er en mobil arbejdsstyrke-app, der er lavet til projektstyring.

Opret blot en opgave, træk den til den respektive statuskolonne i workflowkæden og tildel den til teammedlemmer.

Asana er lidt mere avanceret end Trello, med hensyn til dens funktioner og muligheder. Ud over grundlæggende styring af workflow, er Asana bedre til opgaver med flere handlinger. Instrumentbrættet gør det nemt for dit eksterne personale at administrere og rydde alle handlinger, der er tildelt dem.

Med Asana kan du også organisere projekter og opgaver baseret på prioritetsniveau. Medarbejdere kan vedhæfte filer, tilføje kommentarer og administrere kampagner fra et enkelt og brugervenligt betjeningspanel i appen.

Asana kan integreres med andre værktøjer, herunder andre løsninger på vores liste, som Slack, Google Drev, Gmail, Dropbox og mere.

Jeg vil sige, at Asana er mere rettet mod fjerntliggende digitale marketingteams, i modsætning til medarbejdere i felttjenester. Der er specifikke værktøjer og funktioner til kortlægning og sporing af planer, der bare er bedre til denne type fjernarbejde.

Du kan også bruge Asana-appen til at automatisere visse processer. Dette er ideelt til maksimal effektivitet og produktivitet.

Hvis din organisation er i en kreativ branche med fjernarbejdere, vil Asana være et rigtig godt valg til opgavestyring. Men det er ikke et alt-i-et-værktøj til styring af en mobil arbejdsstyrke. Kommunikationsværktøjerne er begrænsede, sammenlignet med andre muligheder på listen, og HR-funktionalitet er ikkeeksisterende.

Hangouts Meet og Hangouts Chat

Hangouts Meet er den nye og forbedrede version af Google Hangouts. Denne app, der almindeligvis omtales som ”Meet”, er et kommunikationsværktøj, der er inkluderet i G Suite.

Så for dem af jer, der allerede har G Suite til andre forretningsformål, kan i begynde at bruge Hangouts Meet til videoopkald, direkte fra appen.

Denne app er et grundlæggende værktøj til videomøder og konferencesamtaler. Den er bedre til mindre grupper og endda en-til-en videoopkald.

Google tilbyder en separat app kaldet Hangouts Chat til meddelelser. Du kan oprette forskellige chatrum til projekter, teams eller bare bruge det til en-til-en-samtaler.

Begge disse apps er bedre for mindre teams, der allerede bruger G Suite. Det er ærgerligt, at opkalds- og beskedfunktionerne ikke er integreret i en enkelt løsning. Din eksterne arbejdsstyrke bliver nødt til at skifte frem og tilbage mellem begge dele, hvilket kan være irriterende.

Lad os f.eks. sige, at to ansatte skriver via Hangouts Chat. Derefter beslutter de sig for, at det ville være mere produktivt, hvis de hoppede på et opkald. Dit personale bliver tvunget til at skifte apps og oprette forbindelse derfra i stedet.

Men hvis du ikke er så kræsen, eller arbejder med tredjepartsentreprenører eller freelancere, er Hangouts Meet og Hangouts Chat begge tilstrækkelige til grundlæggende brug.

Dropbox

Dropbox ligner Google Drev, selvom det er en smule mere avanceret med hensyn til funktioner, der er designet til at styre eksterne medarbejdere.

Med Google Drev skal du være kreativ med hensyn til, hvordan du organiserer dine filer og sætter dem op til forretningsformål. Dropbox har nogle af disse værktøjer indbygget direkte.

Dropbox er en af de bedste muligheder for dem af jer, der har behov for at dele store filer med fjernarbejdere. Holdplaner starter ved 5 TB lagring. Du kan sende filer op til 100 GB ved hjælp af Dropbox Transfer.

Du har også adgang til funktioner som:

• Vandmærker på dokumenter
• Graduerede administrative roller
• Single sign-on integrering
• Mulighed for at styre flere hold

450.000+ virksomheder bruger Dropbox til styring af filer og indhold med ansatte.

Med Dropbox er det en nem overgang fra app til desktop. Dit eksterne personale kan starte noget på deres computer og derefter få adgang til det hvor som helst, på deres mobil.

Hvis Google Drev ikke helt opfylder din virksomheds behov, skal du bruge Dropbox for en opgraderet (men stadig meget grundlæggende) arbejdsstyrke-app til indholdsstyring.

Lav en tilpasset arbejdsstyrke-app

I stedet for at bruge en standard løsning med begrænsninger, kan du skabe en fuldstændig tilpasset App med Stenov Digital

Tilpasset appudvikling giver dig muligheden for at tilføje de funktioner du har brug for, for at administrere din mobile arbejdsstyrke. I stedet for at bruge en app til HR-selvbetjening og en anden app til intern kommunikation, kan din tilpassede arbejdsstyrke-app indeholde begge funktioner i én enkelt løsning.

Almindelige funktioner i BuildFire arbejdsstyrke-apps inkluderer værktøjer til HR, sikkerhed, overholdelse, feltarbejdere og feltsælgere.

Populære muligheder for styring af arbejdsstyrke inkluderer:

• Træning og udvikling af medarbejdere
• Overholdelse
• Virksomhedsnyheder og meddelelser
• Onboarding af medarbejdere
• Kommunikation i realtid i en krise eller en nødsituation

Tilpasset appudvikling giver dig mulighed for at måle succes og forbedre engagementet med din mobile arbejdsstyrke. Det er også en alt-i-en-løsning til at tackle udfordringer, din HR-afdeling står overfor.

For dem af jer, der ønsker lidt yderligere hjælp til udviklingsprocessen, kan du få appen designet og bygget af ekspertteamet hos Stenov Digital

Afsluttende Tanker

Der er et fælles tema i de mobile arbejdsstyrke-apps vi har samlet her. De har alle begrænsninger og mangler.

Har du brug for en app til intern kommunikation med eksterne medarbejdere? Der er en app til det. Hvad med en app til styring af projekter og opgaver? Der er en anden app til det. Der er apps til videoopkald, filhåndtering og feltmedarbejdere. Men ingen gør alt det ovenstående.

Den eneste måde at få en alt-i-én-løsning til mobil arbejdsstyring, er med tilpasset appudvikling. Værktøjer gør det muligt for dig at styre medarbejderopgaver og lønning, kommunikere i realtid, HR-selvbetjening og mere, i en enkelt app.

Dette er den bedste måde at styre din mobile arbejdsstyrke og eksterne medarbejdere på.