Jeg har arbejdet med remote eller fjernteams i over 10 år. Dvs. før der overhovedet var noget der hed Corona.

I løbet af denne tid har jeg finjusteret min proces, så jeg ved, at jeg kan styre fjernteams over hele verden, i forskellige tidszoner og lande. Jeg har læst bøger om emnet, set mange videoer og eksperimenteret med forskellige strategier for at lære, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer.

Hvis du har problemer eller bekymringer over at styre et remote team f.eks. i forbindelse med app udvikling, er du kommet til det rette sted. Jeg kender disse problemer. Jeg har overlevet disse problemer. Og jeg har løst disse problemer.

Med alle de nye krav der er kommet til at arbejde remote, tænkte jeg at dette ville være et passende tidspunkt at dele mine tips, tricks og bedste metoder til at håndtere et remote team.

Udfordringer Forbundet Med Fjernarbejde

Nogle af jer er muligvis nye inden for fjernarbejde, mens andre har prøvet det før, men uden den helt store succes. Lad mig lige hurtigt identificere nogle af de problemer og bekymringer, du måske føler.

Arbejder dit team rent faktisk? Arbejder de hjemmefra? Har de familiemedlemmer og andre distraktioner? Gennemsigtighed – Hvad arbejder mit team på? Hvor lang tid tager det at afslutte en opgave? Tilgængelighed – Svarer de, når jeg ringer? Hvis de ikke gør det, er de så ude at udforske naturen? Fejlagtige Mål og Prioriteter – Fokuserer teammedlemmer på det, jeg har brug for, at de fokuserer på? Arbejder de virkelig effektivt?

Disse er alle gyldige bekymringer. Men i virkeligheden bør dette være bekymringer, lige meget om dit team er fjernt eller ej. Hvis du kun er bekymret, når du ikke kan se dem fysisk, betyder det, at du har en fejl i din proces.

Sårbarheder i din proces korrigeres selv af miljøet. Her kommer en lille uddybning:

Hvordan kan du vide, om en af ​​dine medarbejdere arbejder, når de er i et kontormiljø, ansigt til ansigt? Du kan tage et kig over deres skrivebord. Hvis de er ved skrivebordet, antager du, at de arbejder. Hvordan ved du, hvad de arbejder på? Bare kig dem over skulderen og se skærmen.

Men som vi alle ved, bare fordi nogen sidder ved deres skrivebord med en kode eller et regneark på deres skærm, betyder det ikke rigtig, at de rent faktisk arbejder. Så det er uretfærdigt at sige, at personlig ledelse automatisk retter dine bekymringer forbundet med distanceledelse – det er simpelthen ikke tilfældet.

Du skal finde ud af en proces, der fungerer for din organisation, uanset om dit team er fjerntliggende eller ej.

Det Starter i Toppen (Med Dig)

Ud over de bekymringer, du måtte have, skal du tage et øjeblik til at finde ud af, hvilke udfordringer dit team står over for. Ifølge en nylig undersøgelse, er her de største problemer ved at arbejde eksternt.

Jeg bliver hele tiden spurgt: “hvordan administrerer du fjernteams, der er tusindvis af kilometer væk, og sørger for, at de konsekvent er produktive?” Hvis du har læst andre af mine posts ved du, at jeg foretrækker en blanding af lokale og eksterne ressourcer. Mine teams er fordelt på noget, der kaldes “det gyldne snit”.

Men vi har ikke alle den luksus at kunne anvende både lokale og fjerntliggende ressourcer. Så vi er nødt til at finde en proces, der fungerer for begge dele – og det hele starter med dig.

Her er nogle gode nyheder. Hvis du læser denne guide, betyder det, at du allerede har identificeret, at dette er et værdifuldt punkt og et problem, der skal løses. At søge information er det første skridt, så vær stolt af dig selv her.

Hvad skal der ændres i din proces?

Uanset hvad dette svar måtte være, skal du være disciplineret omkring det. Ej det initiativ. Sørg for, at det implementeres i hele din organisation.

Det er dit job at få alle ledere og teammedlemmer, på alle niveauer, til at engagere sig i din nye proces.

At være disciplineret kan være så simpelt som at sikre, at alle møder starter til tiden og slutter til tiden. Jeg kan ikke fortælle dig, hvor mange virksomheder jeg har arbejdet med, der har et systematisk problem, hvor hvert møde starter for sent, hvilket får alle andre møder til at være forsinkede, og ingen klager. Det bliver en del af virksomhedskulturen, og det er super frustrerende.

Selv små disciplinniveauer som at starte og afslutte møder til tiden, vil gøre rigtig meget for fjernteams. Hvis du ikke kan gøre dette ordentligt, vil dine problemer blot ophobe sig, lidt som en sneboldseffekt.

Kommunikation

Jeg ved, at dette er et generisk emne, som alle taler om, men det er ekstremt vigtigt.

God kommunikation måles efter kvalitet, ikke kvantitet. Overkommunikation er et kæmpe problem, men det vil vi diskutere mere detaljeret senere.

Lad os gå tilbage til traditionelle kontormiljøer igen. Hvorfor tror du, at åbne kontorer og arbejdsområder er blevet så populære på det seneste?

Fordi de tilskynder til kommunikation.

Selv hvis du har hovedtelefoner på hele dagen og kun rejser dig op for at tage en kop kaffe eller en tår vand fra hanen, hører du højst sandsynligt dine kolleger tale sammen, når du bevæger dig forbi dem på et delt skrivebord. Det de snakker om, vedrører måske ikke dig lige nu, men det kommer uundgåeligt tilbage til dig.

Så al denne information absorberes som et samfund.

Men du mister dette koncept, når dit team går fjernt. Så hvordan kompenserer du?

Hold møder med alle involveret. Dette er en bedste måde at styre både lokale og eksterne teams. Og for at uddybe, når jeg siger alle involveret, mener jeg at alle deltager i mødet. Bring alle ind på teammødet. Alle ledelsesniveauer, alle ressourcer, ledere, administrerende direktører og c-suite bør deltage.

Hvad er din virksomheds mål og vision? Hvad er de nuværende mål? Hvordan ændrer disse sig?

Ved at diskutere disse på et møde med alle involveret, vil alle forstå, hvad der skal ske. Alle afdelinger vil bidrage og forklare, hvordan de stræber efter at nå disse mål. Dette får hele dit team til at ro i samme retning, så de hurtigt kan komme hen hvor hele gruppen skal være.

Dette hjælper dit team med at forstå hvorfor, og ikke kun hvad.

En gang imellem skal du sørge for, at alle er på samme vej og har styr på ruten. Til fjernmøder kan disse check-ins ske over enhver digital kommunikationsmetode som Google Hangouts, Slack, Skype, Zoom eller hvilket som helst kommunikationsværktøj, du bruger.

Jeg opfordrer hele dit team til at lægge et opdateret billede af deres ansigt på deres profiler. Dette hjælper alle med at se på hinanden som en rigtig person. Undgå skærmnavne; Brug dit rigtige navn på alt. Dette hjælper alle med at forstå, at de er rigtige mennesker, ikke kun virksomhedsressourcer.

Tænd for dit kamera under videoopkald og videokonferencer. Sørg for, at dit team kan se dig. Tilskynd dem også til at tænde for deres kameraer.

Der er noget, der kaldes 7-38-55 reglen, skabt af Dr. Albert Mehrabian.

Modellen antyder, at kun 7% af kommunikationen er de ord, du bruger, og 38% er din tone. Men hele 55% af kommunikationen er baseret på kropssprog.

Uanset om du er enig i disse nøjagtige tal eller ej, er det klart, at ikke-verbale signaler er en stor del af effektiv kommunikation. Ved at tænde for kameraerne kan alle se hinanden og forstå disse ikke-verbale signaler.

Dette tvinger også folk til at klæde sig på og præsentere sig ordentligt, så de kan være på kamera. Nogle fjernarbejdere kan nemt komme til at føle sig deprimerede og blive i deres pyjamas hele dagen. Men for at holde moralen høj, kan det være en god ide at bede dem om at være kamera-klar, da de så kommer til at tage et bad, klæde sig på og tage sig af sig selv.

Kameraet kan i sidste ende blive en virtuel portal til arbejdspladsen.

Overkommunikér IKKE

Overkommunikation kan være lige så slemt som slet ingen kommunikation.

Jeg henviser til ting som møder, der varer for længe, møder, der sker for ofte, overdreven snak på messaging-kanaler osv.

Hvis et møde kan tage 30 minutter, skal du ikke strække det til en time. Ellers kommer deltagerne til at zone ud og ikke være opmærksomme. Hvis nogen ikke behøver at være til et møde, skal du ikke tvinge dem til at være der.

Her er en undersøgelse, der viser, hvad folk virkelig laver under konferenceopkald.

I nogle virksomheder, jeg har arbejdet med, implementerer jeg en lydløs time hele dagen. Ingen har adgang til en chatkanal, medmindre det er ekstremt presserende. Dette kan være én time, to timer, fire timer eller hvad du nu beslutter pr. dag.

Jeg har endda implementeret politikker som “intet møde om onsdagen”, hvor ingen kan planlægge møder på en bestemt ugedag.

Begge disse politikker hjælper folk med at fordybe sig mere i deres arbejde. Hvis du har en hel dag uden møder, er det 20% af ugen, hvor alle kan dedikere deres komplette fokus, uden distraktioner.

Proces, Proces, Proces

Jeg kan ikke understrege dette nok. Du skal have en proces, der tilskynder produktivitet, gennemsigtighed og ansvarlighed.

Hvordan ved du, om dit system og din proces er god eller ej? Enkelt – ved resultaterne.

Vælg en proces, der fungerer for dig; du fungerer ikke for processen. Det er sådan, du tester disse mekanismer for at se, om de hjælper eller hindrer dig og din virksomhed.

Personligt anbefaler jeg agil projektledelse. Det er en velkendt ledelsesmetode for softwareudviklingsteams.

Denne projektledelsesramme er beregnet til at fremme produktivitet, gennemsigtighed og ansvarlighed. Men den giver dig samtidig muligheden for at være smidig og ændre retning, initiativer og prioriteringer på farten.

Som med enhver ny proces, der implementeres i en virksomhed, er det altid vigtigt at starte småt. Giv dig selv tid, så alle kan nå at justere.

Den nye proces skal omfatte et dagligt standup-møde. Nogle mennesker kalder dem huddles, daily syncs eller daglige tjek (det er lige meget, hvad du kalder det). Men det sker hver dag, og det skal være rigtig kort – så kort, at folk ikke føler behov for at sidde ned (deraf navnet).

Dit team mødes, og alle bruger et par minutter på at forklare, hvad de gjorde i går, og hvad de planlægger at gøre i dag. Dette er en mulighed for folk til at udtrykke områder, hvor de har brug for hjælp eller vejledning.

Lad os nu komme tilbage til et af vores tidligere talepunkter – forandring starter med dig.

Sørg for, at du er disciplineret nok til at sikre, at dette møde faktisk afholdes hver dag. Hvis du ikke er i til stede, skal du sørge for, at en anden agerer som projektleder.

Hvis mødet skal holdes kl. 9, er det kl. 09:00 præcist – ikke kl. 9:05 eller 9:10.

Tænk på det som at træne. Den sværeste del af træningen er at komme ned i fitnesscentret. Så hvordan sørger du for, at disse møder sker dagligt?

Standardisér

Ritualisér

Optimér

Hvis du holder et dagligt standup-møde hver dag i flere uger og måneder, bliver det til sidst muskelhukommelse. Selvom du er på ferie eller bliver syg, vil mødet stadig ske, fordi det er et dagligt ritual for dit team.

Forsøg ikke at ordne alt på dag ét, ellers falder det fra hinanden. Tilbage til min fitnessanalogi. Hvis du prøver at løfte for meget på din første dag, kommer du aldrig til at nå dit mål. I stedet kan du begynde at optimere din proces over tid.

Autonomi og Ansvarlighed i Fjernarbejde

De bedste fjernteams er autonome og holdes ansvarlige for deres arbejde.

Når du giver dit team autonomi, betyder det, at hvert enkelt medlem skal tage ejerskab over en bestemt opgave. De kan fuldføre den alene.

Hvis du konstant kigger over deres skulder og mikromanager, bliver det et stort problem. Dit team bliver afbrudt, og hvis ting går galt, giver de dig en undskyldning som: “Jeg gjorde bare, hvad du bad mig om at gøre.”

Hver gang du hører disse ord, er det et stort rødt flag og indikerer, at du mikromanager for meget.

Fjernteams skal være autonome. Lad dem håndtere opgaver og tage ansvar. Tillad dem at eje disse opgaver og sætte en ære i deres arbejde.

For at holde dem ansvarlige, skal du sørge for at give dem klare og målbare SMART-mål.

Sørg for, at dine anmodninger er meget klare. Hvordan ser succes ud? Hvornår forventes det? I slutningen af denne deadline er det op til dig at sikre dig, at dit team holdes ansvarligt.

Her er et eksempel. Lad os sige, at en udvikler arbejder sammen med et produktteam for at levere en ny funktion, der vil øge salget. Når denne funktion er ude, skal du samle analyser for at se, om den faktisk øger salget eller ej.

Alle skal holdes ansvarlige for de beslutninger, der træffes.

Ikke så meget af frygt for konsekvenser, men mere så du kan vide, hvad der fungerede godt (og gøre mere af det), og hvad der ikke fungerede godt (så du kan gøre mindre af det). I sidste ende kan du justere i overensstemmelse hermed, så alle bliver bedre.

Fortæl teamet, at i vinder sammen, og taber sammen.

Når teammedlemmer finder det svageste led, kan de begynde at hjælpe den person. Du er måske det svageste led en måned, men den næste måned kan det være mig, og jeg får brug for din hjælp. Sådan bygger du teamwork, mens du administrerer fjernansatte.

Samarbejdsindsats, når alle har autonomi til at gøre deres del, er afgørende for god ledelse af fjernteams.

Coaching og Omsorg

Dette er endnu et vigtigt aspekt af ledelse. Men ofte bliver det fuldstændig glemt (jeg glemmer det endda en gang imellem).

Hver medarbejder hos mig (ekstern eller ej), har en meget klar definition af deres ansvar.

Du spørger måske dig selv: ”Bør det ikke være indlysende, hvad en udvikler skal gøre? Eller en projektleder? Eller en designer?”

Tag enhver medarbejder, der ikke klarer sig godt, og spørg dem om definitionen af ​​deres job. Spørg dem om deres ansvar. Se om deres svar matcher dit – det gør det sandsynligvis ikke.

Hold et møde og forklar klart, hvad du forventer af den pågældende medarbejder. Giv dem fem klare og målbare mål, der giver dem mulighed for at få succes. Skriv dem ned og forklar dem detaljeret. Derefter skal du hyppigt score dine medarbejdere på disse mål og give feedback.

Rigtig mange medarbejdere bliver overraskede når de bliver fyret, fordi de ikke fik nok feedback til at vide, at de klarede sig dårligt. De tror, ​​de udfører et godt stykke arbejde, men det gør de ikke – fordi ingen fortalte dem det.

Hvis du fyrer en medarbejder, og de bliver overraskede, er det en fejl i ledelsessystemet.

Ledelsen skal være i stand til at forklare problemer FØR det er for sent. Fortæl dem, hvad de gør godt, hvad de ikke gør godt, og identificer tydeligt dine forventninger. Du skal også gøre dette med fjernteams for at holde dem ansvarlige.

Anerkend dit team for et godt udført arbejde. Mere end 60% af medarbejdere siger, at ledelsen ikke anerkender deres præstationer.

Et simpelt “tak” kan gøre meget.

Når du anerkender godt arbejde, gør det faktisk folk mere produktive. Faktisk siger 69% af medarbejdere, at de vil arbejde hårdere, hvis de føler sig mere værdsatte. En anden undersøgelse antyder, at 37% af medarbejdere anser anerkendelse for at være den vigtigste del af ledelsessucces. Dette rangerede først på listen over svar.

Vær ikke bange for at anerkende teammedlemmer blandt deres kollegaer, eller foran hele organisationen, for et godt udført arbejde.

Giv dem et tak under møderne (som vi diskuterede tidligere). Indfør en MVP, månedens medarbejder eller en hvilken som helst pris, der fungerer bedst for din virksomhedskultur.

Der er så mange skjulte helte inden for tech. For eksempel er der utallige QA’er derude, der sørger for, at produkterne er gode, men aldrig bliver anerkendt for det.

Vis dit team, at du forstår, hvor værdifulde de er. Sig tak, og giv ros for godt arbejde.

Konklusion

Fjernarbejde er blevet den nye norm. Ledere skal være i stand til at tilpasse sig til fjernteams.

Fjernstyring vil i sin kerne omfatte mange af de samme fremgangsmåder og ledelsesformer, som du bruger til at styre et traditionelt kontormiljø. Du skal bare anvende de samme strategier til dit fjernteam.

Selvom det er første gang du arbejder med et fjernteam, kan du stadig have succes ved at bruge min metode.

Stol på mig; som en person, der har prøvet enhver fjernstyringstaktik du kunne komme i tanke om, fungerer de tips og tricks, der er beskrevet ovenfor, faktisk.

Jeg håber, at denne guide var nyttig og gav dig klare og logiske trin til styring af fjernteams. Held og lykke!